Première séance de 5S au bureau : le Seiri par du vide

mercredi 12 juillet 2017 :: perrick :: Lean :: aucun commentaire :: aucun trackback

Aujourd'hui au bureau, ce n'était pas un grand ménage de printemps. Ce fut plutôt une mini-tornade de Seiri : le premier S des 5 (les autres étant Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke : une autre histoire de Lean).

Visiblement prendre 2h pour se débarrasser de tout un tas de trucs, ça permet de faire un peu de vide, de se reposer des questions d'organisation...

Première étape, nous avons fait deux tas : "à supprimer" et "en suspens". En tant que gérant, j'avais le privilège d'utiliser directement le premier. Heureusement le reste de l'équipe a vite compris que le deuxième allait fondre comme banquise en 2017.

Après avoir dégager les cds (veilles sauvegardes, pilotes de matériel depuis longtemps obsolète, boîtes vides et disques vierges), ce fut le tour des tours : elle ne servait plus que pour les post-its neufs.

Troisième temps, le tri : certains trucs ont été récupérés par les uns et les autres, le recyclable s'est retrouvé dans les sacs verts ou des cartons, le non-recyclable dans les noirs et les composants électriques ou électroniques dans un coin (prêt pour la déchetterie). La parenthèse ouverte vers 14h30 pouvait se refermer tranquillement avant le tea time.

Ce fut aussi l'occasion de passer un coup d'aspirateur un peu plus appuyé, d'agrandir le coin repas, de déplacer quelques plantes, de nettoyer des claviers, de remplacer une multi-prise par une autre plus grande, de regrouper les fournitures neuves, d'agrandir l'espace dédié aux archives, etc.

C'est d'ailleurs la question des archives qui m'aura le plus marqué : les cédéroms qui n'avaient jamais servi ne serviront plus jamais. Par contre les boîtes d'archives avec tout la paperasse, classée mois par mois, attend à l'abri un transfert aux archives nationales du travail.

Le Lean continue de me surprendre

mercredi 5 juillet 2017 :: perrick :: Lean :: aucun commentaire :: aucun trackback

Cela fait maintenant un trimestre qu’on a lancé notre démarche Lean chez No Parking. Aux premiers jeux lancés au démarrage (par jour : 6 tickets et une contre-mesure sur un problème; par semaine : un nouveau client), se sont ajoutés des nouveaux exercices (par semaine : un coup de fil à un client récent; puis le dernier par trimestre : un projet kaizen pour chacun).

Le nombre de tableaux dans les bureaux suit la même courbe croissante. Il y a une zone pour les informations qui changent tous les jours.

Une autre pour les tableaux au rythme plutôt hebdomadaire ou mensuel.

Et une troisième où arriveront les tableaux trimestriels (et plus).

Mais derrière toute cette mécanique de kaizen, d’amélioration continue, de 6 étapes, de 5 pourquoi, de PDCA (ou PISCAR), de lead time - pour ne citer que les trucs qu’on a commencé à explorer - je suis toujours surpris par le côté systémique que révèle ces travaux pratiques réguliers.

Prêt pour un exemple ?

Certains nouveaux comptes n’arrivaient pas à se connecter sur leur instance Opentime. L’email avec les codes d’accès partaient bien mais visiblement Google, Microsoft & Co ont réussi à rendre la vie tellement dure aux spammeurs que pour nous aussi c’était devenu difficile d’assurer d’une réception correcte. Après avoir découvert (puis corrigé) une série de problèmes grâce à Mail-tester puis ajouté un lien de connexion automatique (avec jeton temporaire), on a décidé d’arrêter la création des comptes en asynchrone (avec une latence de 2 minutes environ) pour revenir à une création synchrone. L’attente est désormais réduit à moins de 10 secondes : le temps de traiter le formulaire d’inscription, d’afficher une page de transition et de basculer vers l’instance nouvellement créée. Le résultat est satisfaisant : on reçoit beaucoup moins de message d’emails perdus et de mots de passe oubliés. Mais le véritable succès est ailleurs : tous les comptes ouverts sont désormais très vite testés. Au moins quelques clics, au moins quelques minutes. Et un nouveau problème apparaît aussitôt : comment mieux convaincre les prospects qu’ils sont effectivement en train de tester le bon logiciel pour leur besoin ? Du lac et des rochers qu’ils disaient…